【7月31日締切】「数字が合わない！？」介護職員処遇改善・実績報告書の準備でパニックにならないための裏ワザ ｂｙケアマネ社労士＠横浜

◆この時期が到来。処遇改善加算実績報告

◆ ケアマネ社労士の「馬車道のカフェで頭を抱えた」失敗談

数年前の7月下旬、ある小規模多機能型居宅介護の事業所様の実績報告をお手伝いしていた時のことです。 「正躰さん、書類の枠は埋めたから、あとは去年の賃金総額のデータをコピペして終わりだよ！」と管理者様に言われ、安心しきっていました。

ところが、いざ前年（令和6年度分）のデータを確認しようとしたら、「あれ？あのデータ、どのパソコンに保存したっけ？」「担当者が辞めちゃってパスワードが分からない！」と大捜索がスタート。

ようやく見つかったデータも、国からの補助金（介護人材確保や処遇改善支援補助金）の金額と整合性が取れず、計算が完全に迷宮入り。 結局、締め切り前日に馬車道のカフェにノートパソコンを持ち込み、アイスコーヒーを5杯おかわりしながら、夜通し全ての賃金台帳を叩き直しました。

「ギリギリでやると、書類の提出以前に『データの確認』だけで命を削るハメになる」。あの時の冷や汗は、今でも忘れません……。

◆ 1. いざ作成！の前に。足りなくて焦る「6つの必須データ」

実績報告書を開いてから「手元にない！」とパニックになりやすいデータは、ズバリ以下の6つです。今のうちにデスクの上に揃っているかチェックしてください。

① 実際に取得した「処遇改善加算」の総額 （国保連から毎月送られてくる通知書を全月分集めます）

② 処遇改善を原資とした「賃金改善額」の総額 （加算をもらったことで、実際にいくらスタッフの給与に上乗せで支給したか）

③ 処遇改善を分配した職員の年間賃金総額【令和7年度分】

④ 処遇改善を分配した職員の年間賃金総額【令和6年度分】 （比較対象として前年の数字が絶対に必要です！）

⑤ 介護人材確保・職場環境改善の補助金の報告書（※申請した方のみ）

⑥ 介護職員処遇改善支援補助金の報告書（※申請した方のみ）

◆ 実務をショートカットするプチ裏ワザ

「④・⑤・⑥の古いデータなんて、どこにあるか分からないよ！」という方、落ち着いてください。 実は、『令和6年度の処遇改善実績報告書（昨年提出したもの）』の控えを見れば、この④〜⑥の内容は一発で確認できます！ まずは過去のファイルを探すことから始めましょう。

ただし！！実際の賃金台帳や報告書があった方が、なにかと便利なので、できれば④・⑤・⑥もご用意されることをお勧めします。

◆ 2. 詳しい社労士だからわかる「監査（実地指導）の急所」

なぜ国や横浜市が、こんなに細かく過去の賃金総額や補助金の額まで書かせるのか。 それは、「補助金や加算を、本当に全額スタッフの給与改善に使い切っているか（原資の流用をしていないか）」を厳しくチェックするためです。

もし、実績報告書の数字と、実際の賃金台帳や過去の補助金報告書の数字が1円でもズレていると、横浜市の監査（実地指導）が入った際に「加算の返還命令」という最悪の事態になりかねません。単に「枠を埋める」のではなく、「すべての数字の辻褄が合っているか」が何より大切なんです。

◆ まとめ：7月のダブルパンチ、一人で抱え込まないで！

算定基礎届と処遇改善実績報告が重なる7月は、介護現場のリーダーや人事担当者様にとって本当に過酷な時期です。日々のシフト管理や利用者様のケアだけでも大変なのに、難解なエクセルシートと格闘するのは限界がありますよね。

「計算がどうしても合わない！」 「去年のデータと今年の数字、これで整合性が取れているか不安……」

そう思ったら、私の「馬車道での徹夜事件（笑）」を繰り返す前に、ぜひディライト社会保険労務士事務所にご相談ください。

介護現場のリアルな大変さがわかる「ケアマネ社労士」として、貴社の書類作成だけでなく、来年度に向けた「無理のない処遇改善の仕組みづくり」まで一緒に並走させていただきます！

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